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内容証明の書き方

 TOP > 内容証明の書き方:内容証明の基礎知識3/8


1:内容証明の目的 2:内容証明の効力 3:内容証明の書き方 4:内容証明の出し方
5:内容証明の文例(雛形) 6:内容証明謄本再度証明 7:内容証明Q&A 8:内容証明取扱郵便局


内容証明の書き方


内容証明(内容証明郵便)は手紙の一種ですが、普通の手紙と違い、書き方や使用できる文字、などに一定の決まりがあり、ルールに従っていないと受理してもらえません。
以下に、その詳しい内容を解説させて頂きます。

1 用紙は自由。特に制限がない。


紙質も用紙サイズも原則自由です
極端を言えばノートの切れ端でも大丈夫です。
ただし、差出郵便局で5年間保存される為、保存に耐えないもの(感熱紙など)は使用出来ません。


2 用紙の枚数も自由。制限はない。


書きたい内容を書きたいだけ書いて構わないのです。
ただし、複数枚の場合、すべてホチキスで綴じ、ページの繋ぎ目すべてに割印を押す必要があります。


3 1枚あたりのたてよこの字数は制限がある。


1行あたりの字数と1枚あたりの行数については制限(決まり)があります。

※(縦書きの場合)
 1行に20字以内、1枚につき26行以内

※(横書きの場合)
 1行に26字以内、1枚につき20行以内
 1行に13字以内、1枚につき40行以内
 1行に20字以内、1枚につき26行以内


最近は、縦書きより横書き(20×26、26×20)の方が多いようです。
弁護士や行政書士が出す内容証明も横書き(A4サイズ縦長)が増えています。
おそらく、Wordや一太郎で書く人が増えているからだと思われます。


こちらから、内容証明の用紙フォーマット(ワード版)がダウンロード出来ます。
B4用紙 縦書き(マス目あり)
A4用紙 横書き(マス目あり)


※電子内容証明という制度があります。
 この場合は字数制限がなく、パソコンから送信することが可能です。
 しかし、残念ながら、事前の利用者登録などの手続きが手間がかかります。
 しかも費用が割高となる為、まだあまり普及はしていません。


4 使用出来る文字の制限がある。


使用出来る文字には、制限があります。

 ※ 使用出来る文字 ※

ひらがな、カタカナ、漢字、句読点、数字、
および一般的な記号

英字は固有名詞(人名・地名・会社名・商品名、など)でのみ使用することが可能です。
記号や句読点も1字として数えます。
、 。 % + などは使用可能です。
kg、㎡なども使用可能です。2文字として数えます。
ただし、「」(かっこ)のみ、合わせて1字として数えます。
※初めの'「'のみ1文字として数え、とじかっこ'」'は数えません。
①は○と1で2文字として数えます。
(1)や(2)、(一)や(二)は、2文字です。
ただし、これらが文中の序列を示す記号として取り扱われている場合は1文字として数えます。


5 表題(タイトル)は自由。つけなくても良い。


表題はつけてもつけなくても全く問題ありません。
ただし、大体の場合は書面の内容に従い、「通知書」や「請求書」「催告書」などとします。
※その他の例:
  「契約解除通告書」「債権譲渡通知書」「相殺通知書」
  「貸金返還請求書」「不当利得金返還請求書」


6 差出人と受取人の住所・氏名は必ず記載する。


差出人と受取人の住所・氏名は必要事項です。記載しなければなりません。
順序はどちらが先でも大丈夫です。

なお、相手方が個人である場合は、自宅住所へ、相手方が法人である場合は、本店所在地に送るのが、原則です。
相手方個人の自宅住所で無い場所に送る場合には、プライバシーの侵害や名誉毀損となる危険があるので、注意が必要です。

例えば、相手方の勤務先住所に送る場合であれば、最低でも、
「●●県●●市●●町●-● ●●●●株式会社 気付 ●●●● 殿」等とし、
封筒に「親展」と記載するようにして下さい。
※特に秘密な事項であれば、「本人限定受取郵便」などを理由するのが一番確かです。
※または、「郵便局留」で発送し、相手に発送した旨を伝えて、窓口に受け取りに行ってもらうのも良いです。

文面中、差出人の氏名の横(または下)に押印すること一般的ですが、実は、これは決まりではありません。
押印するもしないも自由(任意)です。


 ※余談ですが、契約書や領収書にも一般的にハンが押してあります。
  しかし、実は法律上は押印の義務はなく、効力発生の要件でもありません。
  印鑑が押されていないと契約が無効になる、という法律はないのです。


時候のあいさつ文なども不要です。
(※例:「拝啓。貴殿益々ご清祥のこととお喜び申し上げます」など)
通常は時候の挨拶文はつけません。
要件のみを書くことが一般的です。

ただし、離婚や内縁関係解消などの特別な場合には、あえて内容証明のもつ威圧感を緩和させるために、時候のあいさつ文をつける場合もあります。


7 手紙以外のものは同封出来ない。


普通の手紙であれば、資料やコピー、写真などを同封出来ますが、内容証明郵便の場合には、手紙以外のものは同封することが出来ません。
その為、
※「添付した売掛金計算書の通りです」
※「念のため、借用書のコピーを同封致しましたのでご確認下さい」
などとする事が、内容証明郵便の場合には出来ない訳です。

その為、内容証明郵便の場合には、必要に応じて、
※「別郵便で売掛金計算書をお送りしましたのでご確認下さい」
※「必要があればいつでも借用書のコピーをお送りします」
などと記載して伝えるのが一般的です。


8 文面の内容(文言)には注意すること


ついつい感情的になって余計なことまで書いてしますと、あとで逆手にとられて面倒なことになりかねません。
内容証明郵便は、書いた内容すべてが保存されるものですから、注意は必要です。
たとえば
※「5日以内に支払わないと詐欺で刑事告訴します」
※「「要求に応じなければ貴殿の勤務先や家族にばらします」
※「「要求に応じなければ貴殿の勤務先や家族にばらします」
※「マスコミに情報提供されたくなかったら~」

などの表現は、脅迫になりかねません。
絶対に使用しないで下さい。


9 差出人が複数(2名以上)の場合


差出人が複数の場合、差出人それぞれが内容証明郵便を作成して送達しても構いませんが、同一の文面であれば、連名で出せば1回で済み、用紙も節約出来ますし、費用も節約出来ます。
また、権利関係も1通ではっきり疎明出来ますし、差出人全員が一意団結している意思も伝わり、効果的です。

※例えば、
 まとめて一斉解雇された数名による解雇無効の意思表示の通知
 貸金債権を相続した相続人ら合同による貸金返還請求の通知
 などの場合が考えられます。


差出人が複数の場合は、差出人(通知人)の欄に住所・氏名をそれぞれが記載します。
また、ページの繋ぎ目の契印や訂正印は、差出人全員で押します。
そして、配達証明のハガキを受け取る差出人を1人決め、その人の住所・氏名の前に”(送達先)”と書き加えれば完成です。


10 受取人が複数(2名以上)の場合


今度は9と逆で、受取人が複数の場合です。
もちろん、それぞれの相手に個別に差し出すことも可能ですが、その方法だと、わざわざそれぞれに3通づつ作成して出すことになり、やはり手間も費用もかかってしまいます。

※例えば、
 車にひかれてケガを負った場合の、
 運転手とその勤務先の両名に対しての損害賠償請求
 
 「不真性連帯債務」といいます。
 主債務者と連帯保証人両名に差し出す貸金請求書、
 などの場合が考えられます。


受取人が違うだけで差し出す内容が同じであれば、1回の内容証明郵便で差し出すことが出来ます。
これを、「同文内容証明郵便」といい、これには、次の2種類があります。


①完全同文内容証明郵便

2名以上の相手に差し出す内容証明郵便で、その文面の内容のみならず、日付や差出人・受取人の記載がすべて同一のものを「完全 同文内容証明郵便」といいます。
9と同様、受取人の住所・氏名が連記してあるもののことです。
この場合には、通常の通数(1人だと3通)に、受取人の数が増えた分だけ通数を増やして作成すればOKです。

※2名に差し出す場合→4通
 3名に差し出す場合→5通
 4名に差し出す場合→6通


②不完全同文内容証明郵便

「不完全同文内容証明郵便」とは①と違い、受取人を連記せず、受取人の住所・氏名のみ個別に一人一人書いて作成する方法です。
違うのは受取人の記載が連記していないことだけで、日付や文面の内容は同一でなければなりません。
この場合、作成する通数は、①と同様、通常の通数(1人だと3通)に受取人の数が増えた分をだけ足した通数を作成するのですが、注意しなければならない点があります。
郵便局が保管する分と差出人が保管する分の計2部だけは受取人全員が連記してなければなりません。

※例えば、受取人が3名の場合、合計は5通となります。
 ⇒2通は受取人全員が連記しているもの
  (郵便局と差出人の分)
 ⇒残り3通はそれぞれ別に受取人の住所・氏名が記載されているもの   (それぞれの受取人用)


11 封筒の書き方


封筒の種類やサイズに制限はありません。
普通の封筒で構いません。
封筒の表に受取人の住所・氏名を記載します。
封筒のうら、または下に差出人の住所・氏名を記載します。
この場合、内容証明の「通知人」欄と「被通知人」欄の記載と同じように記載する必要があります。
内容証明に会社名や代表者名、マンション名、TEL番号などが記載してあれば、封筒にも同様に記載して下さい。


複数の相手に差し出す場合には、封筒は受取人1人1人それぞれの住所・氏名を書いた封筒を各々つくります。
1枚の封筒に受取人全員を連記するのではありません。間違えないようにしましょう。
封筒は、すべて封をしないで郵便局にもっていって下さい。


■内容証明郵便で出した方がいい場合

債権譲渡、契約解除、時効中断、クーリングオフ、
DV接近禁止要求、ストーカー行為中止通告、
未払賃金の請求、売掛金の請求、傷害や事故の損害賠償請求、
契約更新拒否、
などの場合は、必ず内容証明郵便で通知を出すようにしましょう。


内容証明郵便で出すべき理由


法律上、第三者に対抗出来なくなる
 →「債権譲渡」など
期間内に通知をした事が証明出来ない
 →「クーリングオフ」など
刑事告訴や裁判上の手続きをする際の要件不備となる
 →「DV接近禁止要求」「ストーカー行為中止通告」など
黙示の承諾ないし追認となりかねない
 →「契約更新拒否」
短期消滅時効によって請求が出来なくなる
 →「遺留分減殺請求」「未払賃金の請求」「事故の損害賠償」
などなど。


もちろん、これ以外の場合も内容証明郵便で通知する事が非常に重要な場合は多いです。

なお、面倒な相手、厄介な事案、などの場合には、弁護士や行政書士へ依頼<ないしご相談される事をおすすめします。
法律上の必要な論点を判断して、適切な内容証明郵便を作成して通知する事が出来るからです。
さらに、「弁護士」または「行政書士」の士業名が文中に記名される為、受け取った相手も下手な対応をしなくなるという、抑止効果もあるからです。


※弁護士に依頼すると、通知書の文中に
通知人代理人弁護士 ○○ ○○
と記名がなされます。
※行政書士に依頼すると、通知書の文中に
本通知書作成代理人 行政書士 ○○ ○○
と記名がなされます。




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